Organisateurs, comment bien communiquer votre appel à projets en 10 étapes

Comment se démarquer quand on sait que plus de 500 000 appels à projets sont organisés chaque année en Europe sous la forme de Concours, Appels à projets, Trophées, Prix, Distinctions ou appels à Candidatures ?

1- Un titre explicite

Plus de 500 000 appels à projets sont organisés chaque année en Europe sous la forme de Concours, Appels à projets, Trophées, Prix, Distinctions, appels à Candidatures… Cela représente plus de 60 000 000 de candidatures.
Quand on sait qu’un candidat s’inscrit en moyenne à 2,5 appels à projets par an, vous devez être identifiable pour attirer son attention et tout commence par le titre de votre initiative.
Optez pour un titre concis, cohérent avec votre sujet et mettez en avant le fait que ce soit une réédition si tel est le cas, c’est un gage de stabilité.

2- Une interface de présentation claire et intuitive

La page de présentation de votre appel à projets, et plus particulièrement de son sujet, est votre première vitrine. C’est elle, par son attractivité, qui éveillera la curiosité et qui créera l’envie pour un candidat de participer à votre initiative.
De nos jours les sollicitations visuelles et les informations auxquelles nous accédons quotidiennement sont très nombreuses, c’est pourquoi il est essentiel de présenter votre sujet de manière claire, dans un langage neutre.
Si vous optez pour des illustrations qui accompagnent votre texte, faites en sorte de créer de la cohérence et d’utiliser ce support visuel pour permettre l’identification de votre thématique d’appel à projets. Précisez de manière explicite les modalités de participation, les dates clefs, les récompenses, les attendus, les particularités et tout ce qui rend votre appel à projets singulier.
Une communication claire c’est également l’assurance d’intéresser les bons participants et de recevoir des candidatures de qualité.
Prenez le temps de vous familiariser avec les codes des communautés visées, par exemple, pensez que la jeune génération est dépendante de la rapidité, si une manipulation, une lecture ou autre n’est pas instinctive, l’abandon de la tâche est plus importante. Dans cette optique, votre appel à projets doit être renseigné de manière visible sur votre site internet, l’internaute ne doit pas le chercher pendant plus d’une minute au risque de renoncer. De même, les inscriptions doivent pouvoir se faire rapidement et simplement : mettez-vous à la place des personnes que vous ciblez et demandez-vous si la démarche d’inscription est instinctive pour elles.

3- Des formats à favoriser

Essayer de hiérarchiser au maximum votre information en partant du général vers le particulier. Les détails et modalités de participation doivent se préciser au fur à mesure de la lecture du sujet.
Préférer des documents en ligne et si possible des formats web. A défaut ou en complément, optez pour l’utilisation du format PDF qui est assez universel pour ne pas créer de complications.
Évitez au maximum les formats Word, Excel et autres formats spécifiques qui complexifient l’expérience du candidat et posent une multitude de problèmes d’ouverture et de traitement de l’information.
Nous ne pouvons également que vous déconseiller les formats papier à imprimer et compléter puis à scanner ou renvoyer par voie postale, ces formats réduisent considérablement le nombre de candidatures.

4- Un site internet stratégique

Nous avons déjà vu précédemment que votre appel à projets doit être facilement identifiable sur votre site internet avec un sujet explicite.
Cependant, ce ne sont pas les seules caractéristiques qui font de votre site une place stratégique et optimale. D’autres sont à prendre en compte.
Tout d’abord, mettez votre site au goût du jour ! Favorisez un design moderne et adaptable aux téléphones mobiles, ces derniers étant devenus indispensables à presque toute échelle d’âges et aujourd’hui plus utilisé que les ordinateurs. Pensez donc à optimiser ce que l’on appelle le « responsive design ».
N’oubliez jamais qu’en fonction des types de candidats que vous voulez toucher, chacun aura en commun une volonté : la clarté. Les jeunes pour la rapidité et les générations plus expérimentées pour la simplicité de manipulation.
Si vous hébergez votre appel à projets sur votre site, il vous faut également une stratégie SEO (référencement naturel). Le SEO permet à des potentiels candidats de retrouver votre appel à projets plus facilement en cherchant sur les moteurs de recherche type Google. À l’inverse, s’ils ne tombent pas sur votre site en cherchant votre appel de projets, c’est une opportunité qui se referme.

5- Diffuser votre appel à projets via les réseaux sociaux

Tout d’abord pour savoir quels réseaux utiliser, vous devez à nouveau identifier votre cible, il est primordial d’accorder votre sujet à un groupe de personnes.
S’il s’agit d’étudiants, il est intéressant d’utiliser les réseaux sociaux du type Instagram et Twitter qui regroupent tous les deux une grande communauté de jeunes personnes (41% des utilisateurs d’Instagram ont entre 16 et 24 ans et passent en moyenne 32 minutes par jour sur Instagram selon Global Web Index). Si à l’inverse, vous cherchez à cibler des professionnels, pensez plutôt à communiquer sur Linkedin ou encore Facebook.
Après avoir définit les réseaux utilisés, pensez à utiliser un community manager, graphiste et influenceurs dans votre domaine afin de mieux communiquer sur votre appel à projets.
Il faut proposer un contenu attractif, vous n’êtes pas les seuls à communiquer sur ces réseaux sociaux, il faut vous démarquer grâce à des visuels, des formules de phrases qui attirent l’oeil et qui donnent envie à votre cible de cliquer sur votre appel à projets.
Il peut être intéressant aussi de créer une page, groupe, thread, ou encore de payer une campagne afin de rendre votre appel à projets plus visible.
Enfin, identifiez les communautés et groupes de réseaux sociaux qui traitent de sujets similaires au votre pour relayer votre information à ce niveau.

6- Soyez logique et stratégique sur votre calendrier.

En fonction des groupes de personnes que vous allez cibler, les périodes propices à votre appel à projets seront différentes. Portez une grande attention aux obligations générales de vos cibles qu’il peut inévitablement y avoir. Par exemple, si votre objectif est de toucher des étudiants, ne fixez pas les dates de participations ou de remise lors des périodes de révision ou d’examens. Au même titre, les entreprises sont généralement moins disponibles en fin d’année et au mois d’août.
Cette étude de l’environnement vous garantira un taux de participation plus élevé car vous serez aligné avec les périodes d’ attention et de disponibilité de vos candidats.

7- Avoir une stratégie d’emailing

Il existe de nombreuses stratégies d’envoi de mails, la plus simple et la plus efficace aujourd’hui reste la newsletter. Afin de rédiger votre newsletter, envisagez d’utiliser des plateformes spécialisée du type mailchimp ou maillet, qui proposent un service global et un accompagnement dans la création graphique de votre contenu.
Utilisez un titre accrocheur pour maximiser le taux d’ouverture, même si cela n’est pas facile, il faut arriver à trouver un bon équilibre entre le factuel, pour donner une idée du contenu de la newsletter, et le créatif, pour donner de la personnalité à votre message.
Faites tout de même bien attention à respecter la RGPD lorsque vous utilisez des adresses email de candidats potentiels dans vos campagnes.

8- N’oubliez pas vos partenaires !

Vos partenaires sont votre plus belle vitrine, ils disposent chacun d’un réseau et d’une image solide, c’est autant d’opportunités pour donner de la visibilité à votre action. Pensez à relancer régulièrement vos partenaires pour les inciter à publier votre appel à projets, à partager vos posts sur les réseaux sociaux et à relayer votre newsletter.
Mettez également vos partenaires en avant sur la page de présentation de votre appel à projets et sur certains visuels, c’est un gage de sérieux et de qualité, mais n’en faites pas trop non plus.

9- Une interface de candidature dédiée

Nous ne pouvons que vous recommander d’utiliser une solution dédiée et numérique pour configurer des formulaires en ligne, spécifiques et à votre image. Les avantages sont nombreux : facilité d’inscription, sécurité des données, diffusion de l’information, des donnés pour réaliser des statistiques, un traitement en continu, la gestion de tout type de fichiers et de formats, et bien plus encore.
Cela vous permettra également de gagner un temps considérable et interne et de vous concentrer sur la communication de votre initiative, le suivi des performances et la valorisation des participations.
Si vous êtes intéressé par cette solution, découvrez nos services sur WIIN.IO, nous proposons une solution de gestion de candidature dédiée aux appels à projets

10- Référencer votre appel à projets sur des plateformes spécialisées ?

Le dernier point important et impactant, il s’agit du référencement de votre appel à projets sur des sites spécialisés. Dans un précédent article nous avons référencé pour vous toutes les plateformes susceptibles de lister et de communiquer votre initiative.
Découvrez les ici : “Plateformes de référencement d’appels à projets” pour une liste complète de sites spécialisés dans chaque domaine.

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